هوفیداماده ۱ ـ مقدمه و هدف
شرکت دادافزار هوشمند پارس گستر، ارائه‌دهنده نرم افزار حقوقی هوفیدا (Houfida)، متعهد است اطلاعات کاربران را در چارچوب قوانین و مقررات لازم‌الاجرا، تعهدات قراردادی و مفاد این سیاست پردازش و حفاظت کند.
هوفیدا با هدف تسهیل و هوشمندسازی امور حرفه‌ای وکلا، کارآموزان وکالت و سایر کاربران مجاز طراحی شده و ممکن است اطلاعات هویتی و حرفه‌ای کاربران، اسناد حقوقی، اطلاعات پرونده‌های قضایی و داده‌های مربوط به موکلان را پردازش کند. شرکت با توجه به ماهیت این اطلاعات، رعایت محرمانگی، محدودسازی دسترسی و جلوگیری از استفاده غیرمجاز از داده‌ها را از اصول اساسی ارائه خدمات خود می‌داند.
این سند، نحوه جمع‌آوری، استفاده، پردازش، نگهداری، انتقال و حذف اطلاعات را تشریح می‌کند و مکمل شرایط استفاده از خدمات هوفیدا است.
ماده ۲ ـ تعاریف
۲-۱. شرکت: شرکت دادافزار هوشمند پارس گستر، ارائه‌دهنده نرم افزار هوفیدا
۲-۲ .نرم افزار: هوفیدا و خدمات وابسته به آن
۲-۳.کاربر: هر شخص حقیقی یا حقوقی مجاز که از خدمات نرم افزار استفاده می‌کند
۲-۴. اطلاعات کاربر: اطلاعات هویتی، حرفه‌ای، حساب کاربری و سایر داده‌های مرتبط با استفاده کاربر از نرم افزار
۲-۵. اطلاعات پرونده: اطلاعات مربوط به موکلان، طرفین دعوا، پرونده‌های قضایی، ابلاغیه‌ها، دادخواست‌ها، لوایح، آرای قضایی، قراردادها و سایر اسناد و داده‌های حقوقی.
۲-۶. پردازش: هرگونه عملیات مربوط به اطلاعات، از جمله جمع‌آوری، ثبت، ذخیره‌سازی، مشاهده، تحلیل، انتقال، اصلاح، حذف و ناشناس‌سازی.
۲-۷. هوش مصنوعی: قابلیت‌ها و ماژول‌های نرم‌افزاری مورد استفاده در هوفیدا برای تحلیل داده‌ها، پردازش اسناد، استخراج اطلاعات و تولید پیشنهادها و متون حقوقی.
۲-۸. ارائه‌دهندگان خدمات ثالث: اشخاص حقیقی یا حقوقی خارج از شرکت که خدماتی مانند میزبانی، زیرساخت، پردازش هوش مصنوعی، امنیت، پیام‌رسانی یا سایر خدمات فنی موردنیاز را ارائه می‌کنند.
ماده ۳ ـ انواع اطلاعات مورد پردازش
شرکت متناسب با قابلیت‌های فعال نرم افزار ، نوع خدمات درخواستی و ضرورت‌های عملیاتی، ممکن است اطلاعات زیر را پردازش کند:
۳-1. اطلاعات هویتی و حرفه‌ای: نام و نام خانوادگی، شماره تلفن همراه، نشانی پست الکترونیکی، اطلاعات لازم برای احراز هویت، شماره پروانه وکالت و اطلاعات حرفه‌ای مرتبط، در حدود ضرورت و امکانات سامانه.
۳-۲. اطلاعات حساب کاربری و اشتراک: اطلاعات ورود، تنظیمات حساب، نوع اشتراک، سوابق تمدید، اطلاعات تراکنش‌ها و پرداخت‌ها و مکاتبات مربوط به پشتیبانی.
۳-۳. اطلاعات پرونده‌ها و اسناد حقوقی: اطلاعات پرونده‌های قضایی، مشخصات موکلان و طرفین دعوا، ابلاغیه‌ها، دادخواست‌ها، لوایح، آرای قضایی، قراردادها، مستندات، تاریخ جلسات، مواعد قانونی، یادداشت‌ها و سایر محتوایی که کاربر در نرم افزار ثبت یا بارگذاری می‌کند.
۳-۴. اطلاعات فنی و امنیتی: اطلاعات ضروری برای حفظ امنیت، تشخیص خطا، بررسی اختلالات و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز، از جمله گزارش‌های خطا و رویدادهای امنیتی، در حدودی که واقعاً توسط سامانه جمع‌آوری می‌شوند.
۳-۵. اطلاعات پردازش‌شده توسط هوش مصنوعی: پرسش‌ها، دستورات، اسناد و متونی که کاربر برای تحلیل، خلاصه‌سازی، استخراج اطلاعات یا تولید پیش‌نویس حقوقی در اختیار قابلیت‌های هوش مصنوعی قرار می‌دهد و خروجی‌های حاصل از این پردازش‌ها.
شرکت تلاش می‌کند پردازش اطلاعات را به داده‌های متناسب با اهداف اعلام‌شده محدود کند و از جمع‌آوری اطلاعات غیرضروری خودداری نماید؛ مگر در مواردی که مبنای قانونی معتبر وجود داشته باشد.
ماده ۴ ـ اهداف جمع‌آوری و استفاده از اطلاعات
اطلاعات کاربران حسب مورد و در حدود ضرورت و مجوزهای مربوط، برای اهداف زیر پردازش میشود:
1-4. ایجاد، مدیریت و ایمن‌سازی حساب‌های کاربری؛
2-4. احراز هویت و بررسی وضعیت حرفه‌ای کاربران در حدود امکانات و مجوزهای قانونی؛
3-4. ارائه خدمات مدیریت پرونده، بایگانی اسناد، مدیریت ابلاغیه‌ها، تقویم و یادآوری مواعد؛
4-4. ارائه قابلیت‌های هوش مصنوعی و پردازش اسناد و متون حقوقی؛
5-4. ارائه پشتیبانی فنی، رفع خطا و رسیدگی به درخواست‌های کاربران؛
6-4. مدیریت اشتراک‌ها، پرداخت‌ها و تعهدات قراردادی؛
7-4. تأمین امنیت سامانه و پیشگیری از تقلب، سوءاستفاده و دسترسی غیرمجاز؛
8-4. ارزیابی و بهبود عملکرد نرم افزار در حدود مجاز و با رعایت مفاد این سیاست؛
9-4. اجرای تکالیف قانونی و پاسخ‌گویی به درخواست‌های معتبر مراجع صلاحیت‌دار.
ماده ۵ ـ مالکیت اطلاعات و حدود استفاده شرکت
اطلاعات و اسنادی که کاربران در نرم افزار ثبت یا بارگذاری می‌کنند، صرفاً به دلیل ورود به سامانه، به مالکیت شرکت درنمی‌آیند. حقوق مربوط به این اطلاعات متعلق به کاربر یا سایر اشخاص ذی‌حق، مطابق قوانین و قراردادهای مربوط، باقی می‌ماند.
شرکت صرفاً در حدود لازم برای ارائه خدمات، پردازش فنی، پشتیبانی، حفظ امنیت و اجرای تعهدات قانونی مجاز به استفاده از این اطلاعات است.
این ماده نافی حقوق مالکیت فکری شرکت نسبت به نرم‌افزار، کدها، زیرساخت، طراحی و سایر اجزای اختصاصی نرم افزار نیست.
ماده ۶ ـ محرمانگی اطلاعات حرفه‌ای و پرونده‌های قضایی
اطلاعات مربوط به موکلان، پرونده‌های قضایی، اسناد، مکاتبات و سایر داده‌های حقوقی که در اختیار هوفیدا قرار می‌گیرند، با توجه به ماهیت آن‌ها، مستلزم حفاظت و دسترسی محدود هستند.
شرکت متعهد است در حدود کنترل و مسئولیت خود:
1-6. دسترسی کارکنان، پیمانکاران و ارائه‌دهندگان خدمات را به اطلاعات، به میزان ضروری برای انجام وظایف محوله محدود کند.
2-6. تدابیر متناسب برای رعایت محرمانگی توسط اشخاص دارای دسترسی اتخاذ نماید.
3-6. از فروش اطلاعات کاربران و استفاده تبلیغاتی از محتوای محرمانه پرونده‌ها خودداری کند.
4-6. اطلاعات پرونده‌ها را خارج از اهداف مجاز ارائه خدمات، بدون وجود مبنای قانونی یا مجوز لازم، افشا نکند.
5-6. تدابیر متناسب برای جلوگیری از دسترسی، افشا، تغییر یا حذف غیرمجاز اطلاعات اتخاذ کند.
تعهدات شرکت در این ماده، مستقل از مسئولیت‌های قانونی و حرفه‌ای کاربر در قبال محرمانگی اطلاعات موکلان است.
ماده ۷ ـ پردازش اطلاعات توسط هوش مصنوعی
۷-۱. هوفیدا ممکن است برای ارائه خدمات خود از ترکیبی از قابلیت‌های هوش مصنوعی داخلی و خدمات پردازش هوش مصنوعی ارائه‌شده توسط اشخاص ثالث استفاده کند.
۷-۲. بسته به قابلیت مورد استفاده، نوع درخواست و معماری فنی سامانه، ممکن است بخشی از اطلاعات ارسالی کاربر برای پردازش به زیرساخت‌ها یا سرویس‌های اشخاص ثالث منتقل شود. نوع داده‌های منتقل‌شده، مقصد پردازش و شرایط نگهداری تابع ساختار فنی هر خدمت و قراردادهای مربوط است.
۷-۴. در مواردی که سرویس ثالث اطلاعات را دریافت یا پردازش می‌کند، شرایط استفاده، سیاست‌های نگهداری و شیوه پردازش آن سرویس نیز ممکن است در حدود رابطه قراردادی مربوط مؤثر باشد. شرکت موظف است پیش از اتکا به هر سرویس، شرایط مرتبط با محرمانگی و استفاده از داده‌ها را متناسب با حساسیت اطلاعات بررسی کند.
۷-۵. استفاده از اطلاعات کاربران برای آموزش، ارزیابی یا بهبود مدل‌های هوش مصنوعی، از پردازش لازم برای پاسخ‌گویی به درخواست جاری کاربر متمایز است و تابع ماده ۸ این سیاست خواهد بود.
۷-۶. خروجی‌های هوش مصنوعی ممکن است ناقص یا نادرست باشند و جایگزین بررسی حرفه‌ای کاربر نیستند.
ماده ۸ ـ استفاده از اطلاعات برای آموزش یا بهبود مدل‌های هوش مصنوعی
۸-۱. از اطلاعات، داده‌ها، درخواست‌ها، بازخوردها و خروجی‌های ثبت‌شده در سامانه هوفیدا، به‌منظور ارزیابی، آموزش، بهبود، توسعه و افزایش دقت و کیفیت مدل‌ها و قابلیت‌های هوش مصنوعی استفاده میشود.
ماده ۹ ـ محل نگهداری اطلاعات و انتقال برون‌مرزی
۹-۱. زیرساخت‌های مورد استفاده هوفیدا ممکن است شامل سرورها، خدمات میزبانی، نسخه‌های پشتیبان و سرویس‌های پردازش متعلق به شرکت یا ارائه‌دهندگان خدمات ثالث باشند.
۹-۲. با توجه به اینکه محل نهایی نگهداری تمامی دسته‌های اطلاعات و زیرساخت‌های مورد استفاده هنوز به‌صورت قطعی تعیین نشده است، شرکت در این سیاست تعهدی مبنی بر نگهداری انحصاری اطلاعات در ایران یا هر کشور مشخص دیگری ارائه نمی‌کند.
۹-۳. حسب معماری فنی و سرویس‌های مورد استفاده، امکان دارد برخی اطلاعات در زیرساخت‌های خارج از ایران پردازش یا نگهداری شوند. شرکت پیش از فعال‌سازی یا استفاده از چنین زیرساخت‌هایی، الزامات قانونی مرتبط با انتقال و پردازش داده‌ها، تعهدات محرمانگی و خطرهای مربوط به دسترسی اشخاص ثالث را بررسی خواهد کرد.
۹-۴. شرکت تلاش می‌کند محل نگهداری و پردازش اطلاعات، اشخاص ارائه‌دهنده خدمات و شرایط انتقال داده‌ها را در حد متناسب با نوع خدمت مشخص و مستند کند.
ماده ۱۰ ـ اتصال به سامانه‌های مرجع
در صورت فعال بودن قابلیت اتصال به سامانه عدلیران یا سایر سامانه‌های مرجع، اطلاعات صرفاً در حدود امکانات فنی موجود دریافت و پردازش خواهد شد.
شرکت در خصوص اطلاعات دریافتی از سامانه‌های مرجع، تدابیر متناسب برای محدودسازی دسترسی و حفاظت از داده‌ها اتخاذ می‌کند.
اطلاعات ورود و احراز هویت کاربران باید مطابق الزامات امنیتی و شرایط دسترسی سامانه مرجع مدیریت شود و در اختیار اشخاص غیرمجاز قرار نگیرد.
درج این ماده به معنای تأیید وجود اتصال رسمی، دسترسی بالفعل یا دائمی به سامانه‌های قضایی نیست. حدود دسترسی و پردازش تابع مجوزها، شرایط فنی مربوط خواهد بود.
ماده ۱۱ ـ اشتراک‌گذاری اطلاعات با اشخاص ثالث
شرکت اطلاعات کاربران را به فروش نمی‌رساند. انتقال یا دسترسی اشخاص ثالث به اطلاعات صرفاً در موارد زیر و در حدود ضرورت و مجوزهای لازم امکان‌پذیر است.
الف) ارائه‌دهندگان خدمات میزبانی، زیرساخت، امنیت، پردازش هوش مصنوعی و پشتیبانی فنی، برای ارائه خدمات مربوط؛
ب) ارائه‌دهندگان خدمات پرداخت یا سایر خدمات ضروری، در حد اطلاعات موردنیاز؛
پ) مراجع قضایی و قانونی صلاحیت‌دار، در صورت وجود درخواست معتبر و الزام قانونی؛
ت) اشخاصی که کاربر به‌طور معتبر مجوز دسترسی یا انتقال اطلاعات به آن‌ها را صادر کرده است؛
ث) سایر مواردی که انتقال اطلاعات به موجب قانون مجاز یا الزامی باشد.
شرکت تلاش می‌کند انتقال اطلاعات به اشخاص ثالث را به حداقل لازم محدود کند و حسب مورد، تعهدات محرمانگی و حفاظت از اطلاعات را در قراردادهای مربوط پیش‌بینی نماید.
ماده ۱۲ ـ مدت نگهداری و حذف اطلاعات
اطلاعات تا زمانی نگهداری میشود که برای ارائه خدمات، مدیریت حساب، حفظ امنیت، انجام تعهدات قراردادی یا رعایت الزامات قانونی ضرورت داشته باشد.
پس از پایان ضرورت نگهداری، اطلاعات حسب مورد حذف، ناشناس‌سازی یا از دسترس عملیاتی خارج خواهد شد؛ مگر آنکه نگهداری آن بر اساس قانون یا برای رسیدگی به اختلافات و ادعاهای معتبر ضرورت داشته باشد.
در صورت خاتمه اشتراک یا درخواست حذف حساب، شرکت مطابق رویه‌های اجرایی و الزامات قانونی نسبت به تعیین تکلیف اطلاعات اقدام می‌کند.
حذف حساب لزوماً به معنای حذف فوری تمام نسخه‌های پشتیبان، سوابق تراکنش‌ها یا اطلاعاتی نیست که نگهداری آن‌ها مبنای قانونی معتبر دارد. مدت نگهداری این دسته از اطلاعات تابع ماهیت آن‌ها، ساختار فنی سامانه و الزامات مربوط خواهد بود.
ماده ۱۳ ـ امنیت اطلاعات و رسیدگی به رخدادها
شرکت متناسب با ماهیت خدمات و حساسیت اطلاعات، اقدامات فنی و سازمانی مناسب را برای حفاظت از داده‌ها اتخاذ می‌کند. این اقدامات حسب ساختار واقعی سامانه می‌تواند شامل مدیریت سطوح دسترسی، حفاظت از اطلاعات ورود، رمزنگاری، ثبت رویدادهای امنیتی، تهیه نسخه پشتیبان و بررسی آسیب‌پذیری‌های فنی باشد.
در صورت وقوع رخداد امنیتی مؤثر بر اطلاعات کاربران که شرکت از آن مطلع شود، شرکت در حدود الزامات قانونی و امکانات عملیاتی، اقدامات متعارف لازم برای مهار رخداد، کاهش آثار آن و اطلاع‌رسانی از طریق راه‌های ارتباطی مناسب را انجام خواهد داد.
هیچ سامانه‌ای مصونیت مطلق در برابر تمام تهدیدهای امنیتی ندارد؛ با این حال، این موضوع نافی تعهد شرکت به اتخاذ تدابیر متناسب و اجرای مسئولیت‌های قانونی و قراردادی خود نیست.
ماده ۱۴ ـ حقوق کاربران
کاربران می‌توانند، در حدود قوانین و با رعایت حقوق اشخاص ثالث، درخواست‌های زیر را مطرح کنند:
1. اطلاع از دسته‌های اصلی اطلاعات پردازش‌شده و اهداف پردازش؛
۲. درخواست دسترسی به اطلاعات مربوط به خود، در حدود مجاز؛
۳. اصلاح اطلاعات نادرست یا ناقص؛
۴. درخواست حذف اطلاعات یا محدودسازی پردازش آن‌ها، در موارد مجاز؛
۵. درخواست بستن حساب کاربری و تعیین تکلیف اطلاعات مربوط؛
6 . لغو رضایت در مواردی که پردازش بر مبنای رضایت انجام شده و لغو آن قانوناً امکان‌پذیر باشد.
درخواست‌های مربوط به اطلاعات موکلان یا سایر اشخاص ثالث، حسب مورد مستلزم احراز اختیار و مجوز قانونی لازم است.
شرکت درخواست‌های کاربران را بررسی کرده و در صورت وجود محدودیت قانونی یا فنی موجه، علت عدم امکان اجرای کامل درخواست را تا حد مجاز اعلام خواهد کرد.
ماده ۱۵ ـ مسئولیت کاربران در قبال اطلاعات اشخاص ثالث
کاربران موظف‌اند پیش از ثبت یا بارگذاری اطلاعات موکلان و سایر اشخاص ثالث، اختیار و مجوزهای لازم را مطابق قوانین و تعهدات حرفه‌ای خود داشته باشند.
کاربر باید از بارگذاری اطلاعاتی که مجاز به افشا یا پردازش آن‌ها نیست خودداری کند و هنگام استفاده از قابلیت‌های هوش مصنوعی، اشتراک‌گذاری اسناد و اعطای دسترسی به دیگران، ملاحظات محرمانگی را رعایت نماید.
مسئولیت کاربر در این زمینه، مسئولیت مستقل شرکت در حفاظت از اطلاعاتی را که در اختیار یا کنترل آن قرار می‌گیرد، منتفی نمی‌کند.
ماده ۱۶ ـ تغییرات سیاست حفظ حریم خصوصی
شرکت ممکن است به دلیل تغییرات قانونی، توسعه خدمات یا اصلاح فرآیندهای فنی، این سیاست را به‌روزرسانی کند.
نسخه به‌روزشده از طریق وب‌سایت یا محیط کاربری هوفیدا منتشر و تاریخ اصلاح آن درج خواهد شد.
چنانچه تغییرات، اهداف یا شیوه پردازش اطلاعات را به نحو اساسی تغییر دهد، شرکت حسب مورد اطلاع‌رسانی لازم یا اخذ رضایت و مجوزهای قانونی را انجام خواهد داد.
ماده ۱۷ ـ راه‌های ارتباطی
نام شرکت: دادافزار هوشمند پارس گستر
نام تجاری: داهوپ
نام نرم افزار: هوفیدا (Houfida)
وب‌سایت رسمی : houfida.com
ماده ۱۸ ـ قانون حاکم
این سیاست در چارچوب قوانین و مقررات لازم‌الاجرای جمهوری اسلامی ایران تفسیر و اجرا میشود. جهت رسیدگی به اختلافات ناشی از نقض این سند دادگاه های شهر مشهد صالح به رسیدگی میباشند.
شرکت دادافزار هوشمند پارس گستر
نرم افزار حقوقی هوفیدا