HoufidaArticle 1 — Introduction et objectif
La société Dad Afzar Houshmand Pars Gostar, prestataire du logiciel juridique Houfida, s’engage à traiter et à protéger les données des utilisateurs dans le cadre des lois et règlements applicables, de ses obligations contractuelles et des dispositions de la présente politique.
Houfida est conçue pour faciliter et rendre plus intelligentes les activités professionnelles des avocats, des avocats stagiaires et des autres utilisateurs autorisés. Elle peut traiter des données d’identité et des informations professionnelles sur les utilisateurs, des documents juridiques, des informations sur des dossiers judiciaires et des données relatives aux clients. Compte tenu de la nature de ces informations, la Société considère la confidentialité, la limitation des accès et la prévention de l’utilisation non autorisée des données comme des principes fondamentaux de la fourniture de ses services.
Le présent document décrit les modalités de collecte, d’utilisation, de traitement, de conservation, de transfert et de suppression des informations. Il complète les conditions d’utilisation des services de Houfida.
Article 2 — Définitions
2-1. Société : la société Dad Afzar Houshmand Pars Gostar, prestataire du logiciel Houfida.
2-2. Logiciel : Houfida et les services qui lui sont associés.
2-3. Utilisateur : toute personne physique ou morale autorisée qui utilise les services du logiciel.
2-4. Données de l’utilisateur : les données d’identité, les informations professionnelles et de compte, ainsi que les autres données liées à l’utilisation du logiciel par l’utilisateur.
2-5. Données des dossiers : les informations relatives aux clients, aux parties au litige, aux dossiers judiciaires, aux notifications, aux requêtes, aux conclusions, aux décisions de justice, aux contrats et aux autres documents et données juridiques.
2-6. Traitement : toute opération portant sur des informations, notamment leur collecte, leur enregistrement, leur stockage, leur consultation, leur analyse, leur transfert, leur modification, leur suppression et leur anonymisation.
2-7. Intelligence artificielle : les fonctionnalités et modules logiciels utilisés dans Houfida pour analyser les données, traiter les documents, extraire des informations et produire des suggestions et des textes juridiques.
2-8. Prestataires de services tiers : les personnes physiques ou morales extérieures à la Société qui fournissent des services d’hébergement, d’infrastructure, de traitement par intelligence artificielle, de sécurité, de messagerie ou d’autres services techniques nécessaires.
Article 3 — Catégories d’informations traitées
Selon les fonctionnalités actives du logiciel, la nature des services demandés et les besoins opérationnels, la Société peut traiter les informations suivantes :
3-1. Données d’identité et informations professionnelles : nom et prénom, numéro de téléphone mobile, adresse électronique, informations nécessaires à la vérification de l’identité, numéro d’inscription professionnelle de l’avocat et informations professionnelles connexes, dans les limites de ce qui est nécessaire et des capacités de la plateforme.
3-2. Informations de compte et d’abonnement : identifiants de connexion, paramètres du compte, type d’abonnement, historique des renouvellements, informations sur les transactions et paiements et correspondance avec l’assistance.
3-3. Données des dossiers et documents juridiques : informations sur les dossiers judiciaires, identité des clients et des parties au litige, notifications, requêtes, conclusions, décisions de justice, contrats, pièces justificatives, dates d’audience, délais légaux, notes et autres contenus enregistrés ou téléversés par l’utilisateur dans le logiciel.
3-4. Informations techniques et de sécurité : informations nécessaires au maintien de la sécurité, à la détection d’erreurs, à l’analyse des perturbations et à la prévention des accès non autorisés, notamment les rapports d’erreurs et les événements de sécurité, dans la mesure où la plateforme les collecte effectivement.
3-5. Informations traitées par l’intelligence artificielle : questions, instructions, documents et textes que l’utilisateur transmet aux fonctionnalités d’intelligence artificielle pour analyse, synthèse, extraction d’informations ou rédaction de projets de textes juridiques, ainsi que les résultats de ces traitements.
La Société s’efforce de limiter le traitement aux données proportionnées aux finalités annoncées et d’éviter la collecte d’informations inutiles, sauf lorsqu’un fondement juridique valable le permet.
Article 4 — Finalités de la collecte et de l’utilisation des informations
Les données des utilisateurs sont traitées, selon le cas et dans les limites de ce qui est nécessaire et des autorisations correspondantes, pour les finalités suivantes :
4-1. Créer, gérer et sécuriser les comptes utilisateurs ;
4-2. Vérifier l’identité et la situation professionnelle des utilisateurs dans les limites des capacités disponibles et des autorisations légales ;
4-3. Fournir les services de gestion des dossiers, d’archivage des documents, de gestion des notifications, de calendrier et de rappel des échéances ;
4-4. Fournir les fonctionnalités d’intelligence artificielle et traiter les documents et textes juridiques ;
4-5. Fournir l’assistance technique, corriger les erreurs et traiter les demandes des utilisateurs ;
4-6. Gérer les abonnements, les paiements et les obligations contractuelles ;
4-7. Assurer la sécurité de la plateforme et prévenir la fraude, les abus et les accès non autorisés ;
4-8. Évaluer et améliorer le fonctionnement du logiciel dans les limites autorisées et dans le respect de la présente politique ;
4-9. Exécuter les obligations légales et répondre aux demandes valides des autorités compétentes.
Article 5 — Propriété des informations et limites de leur utilisation par la Société
Les informations et documents enregistrés ou téléversés par les utilisateurs dans le logiciel ne deviennent pas la propriété de la Société du seul fait de leur introduction dans la plateforme. Les droits sur ces informations demeurent ceux de l’utilisateur ou des autres titulaires de droits, conformément aux lois et aux contrats applicables.
La Société n’est autorisée à utiliser ces informations que dans la mesure nécessaire à la fourniture des services, au traitement technique, à l’assistance, au maintien de la sécurité et à l’exécution des obligations légales.
Le présent article ne porte pas atteinte aux droits de propriété intellectuelle de la Société sur le logiciel, le code, les infrastructures, le design et les autres composants exclusifs du logiciel.
Article 6 — Confidentialité des informations professionnelles et des dossiers judiciaires
Compte tenu de leur nature, les informations relatives aux clients, aux dossiers judiciaires, aux documents, aux correspondances et aux autres données juridiques confiées à Houfida nécessitent une protection et un accès restreint.
Dans les limites de son contrôle et de sa responsabilité, la Société s’engage à :
6-1. Limiter l’accès des salariés, des sous-traitants et des prestataires aux informations à ce qui est nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées.
6-2. Prendre des mesures proportionnées pour assurer le respect de la confidentialité par les personnes disposant d’un accès.
6-3. S’abstenir de vendre les données des utilisateurs et d’utiliser à des fins publicitaires le contenu confidentiel des dossiers.
6-4. Ne pas divulguer les informations des dossiers au-delà des finalités autorisées de fourniture des services sans fondement juridique ou autorisation nécessaire.
6-5. Prendre des mesures proportionnées pour prévenir l’accès, la divulgation, la modification ou la suppression non autorisés des informations.
Les obligations de la Société prévues au présent article sont indépendantes des obligations légales et professionnelles de l’utilisateur concernant la confidentialité des informations de ses clients.
Article 7 — Traitement des informations par l’intelligence artificielle
7-1. Pour fournir ses services, Houfida peut combiner des fonctionnalités d’intelligence artificielle internes et des services de traitement par intelligence artificielle proposés par des tiers.
7-2. Selon la fonctionnalité utilisée, la nature de la demande et l’architecture technique de la plateforme, une partie des informations transmises par l’utilisateur peut être transférée à des infrastructures ou services tiers pour traitement. Les catégories de données transférées, la destination du traitement et les conditions de conservation dépendent de la structure technique de chaque service et des contrats correspondants.
7-4. Lorsqu’un service tiers reçoit ou traite des informations, ses conditions d’utilisation, ses politiques de conservation et ses modalités de traitement peuvent également produire des effets dans le cadre de la relation contractuelle concernée. Avant de recourir à un service, la Société doit examiner les conditions relatives à la confidentialité et à l’utilisation des données en tenant compte de leur sensibilité.
7-5. L’utilisation des données des utilisateurs pour entraîner, évaluer ou améliorer des modèles d’intelligence artificielle est distincte du traitement nécessaire pour répondre à la demande en cours de l’utilisateur et relève de l’article 8 de la présente politique.
7-6. Les résultats de l’intelligence artificielle peuvent être incomplets ou inexacts et ne remplacent pas la vérification professionnelle de l’utilisateur.
Article 8 — Utilisation des informations pour entraîner ou améliorer les modèles d’intelligence artificielle
8-1. Les informations, données, demandes, retours et résultats enregistrés sur la plateforme Houfida sont utilisés pour évaluer, entraîner, améliorer et développer les modèles et fonctionnalités d’intelligence artificielle, ainsi que pour accroître leur précision et leur qualité.
Article 9 — Lieu de conservation des informations et transferts transfrontaliers
9-1. Les infrastructures utilisées par Houfida peuvent comprendre des serveurs, des services d’hébergement, des sauvegardes et des services de traitement appartenant à la Société ou à des prestataires tiers.
9-2. Le lieu définitif de conservation de toutes les catégories d’informations et des infrastructures utilisées n’étant pas encore fixé de manière certaine, la Société ne s’engage pas, dans la présente politique, à conserver les informations exclusivement en Allemagne ou dans un autre pays déterminé.
9-3. Selon l’architecture technique et les services utilisés, certaines informations peuvent être traitées ou conservées sur des infrastructures situées hors d’Allemagne. Avant d’activer ou d’utiliser ces infrastructures, la Société examinera les exigences légales relatives au transfert et au traitement des données, les obligations de confidentialité et les risques liés à l’accès de tiers.
9-4. La Société s’efforce d’identifier et de documenter les lieux de conservation et de traitement des informations, les prestataires de services et les conditions de transfert des données, à un niveau approprié à la nature du service.
Article 10 — Connexion aux systèmes de référence
Si la fonctionnalité de connexion aux systèmes judiciaires officiels autorisés ou à d’autres systèmes de référence est activée, les informations ne seront reçues et traitées que dans les limites des capacités techniques disponibles.
Pour les informations reçues des systèmes de référence, la Société prend des mesures proportionnées afin de limiter l’accès et de protéger les données.
Les identifiants et les données d’authentification des utilisateurs doivent être gérés conformément aux exigences de sécurité et aux conditions d’accès du système de référence et ne doivent pas être mis à la disposition de personnes non autorisées.
La présence du présent article ne confirme pas l’existence d’une connexion officielle ni d’un accès effectif ou permanent aux systèmes judiciaires. L’étendue de l’accès et du traitement dépend des autorisations et des conditions techniques applicables.
Article 11 — Partage des informations avec des tiers
La Société ne vend pas les données des utilisateurs. Leur transfert à des tiers ou l’accès de tiers n’est possible que dans les cas suivants et dans les limites de ce qui est nécessaire et des autorisations requises.
a) Les prestataires d’hébergement, d’infrastructure, de sécurité, de traitement par intelligence artificielle et d’assistance technique, pour la fourniture des services concernés ;
b) Les prestataires de paiement ou d’autres services essentiels, dans la limite des informations nécessaires ;
c) Les autorités judiciaires et légales compétentes, en présence d’une demande valide et d’une obligation légale ;
d) Les personnes auxquelles l’utilisateur a valablement autorisé l’accès ou le transfert d’informations ;
e) Les autres cas dans lesquels le transfert est autorisé ou imposé par la loi.
La Société s’efforce de limiter le transfert d’informations à des tiers au minimum nécessaire et de prévoir, selon le cas, des obligations de confidentialité et de protection des informations dans les contrats correspondants.
Article 12 — Durée de conservation et suppression des informations
Les informations sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services, gérer le compte, maintenir la sécurité, exécuter les obligations contractuelles ou respecter les exigences légales.
Lorsque leur conservation n’est plus nécessaire, les informations sont, selon le cas, supprimées, anonymisées ou retirées des accès opérationnels, sauf si leur conservation est nécessaire en vertu de la loi ou pour traiter des litiges et des réclamations valides.
En cas de résiliation de l’abonnement ou de demande de suppression du compte, la Société détermine le sort des informations conformément à ses procédures opérationnelles et aux exigences légales.
La suppression du compte n’entraîne pas nécessairement la suppression immédiate de toutes les sauvegardes, de l’historique des transactions ou des informations dont la conservation repose sur un fondement juridique valable. La durée de conservation de ces catégories d’informations dépend de leur nature, de la structure technique de la plateforme et des exigences applicables.
Article 13 — Sécurité des informations et gestion des incidents
La Société prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données, en fonction de la nature des services et de la sensibilité des informations. Selon la structure réelle de la plateforme, ces mesures peuvent comprendre la gestion des niveaux d’accès, la protection des identifiants, le chiffrement, la journalisation des événements de sécurité, les sauvegardes et l’examen des vulnérabilités techniques.
Si la Société prend connaissance d’un incident de sécurité affectant les données des utilisateurs, elle prend, dans les limites des exigences légales et de ses capacités opérationnelles, les mesures usuelles nécessaires pour maîtriser l’incident, en réduire les effets et informer les personnes concernées par des moyens de communication appropriés.
Aucun système n’est totalement à l’abri de toutes les menaces de sécurité. Cela ne dispense toutefois pas la Société de son obligation de prendre des mesures proportionnées et d’exécuter ses responsabilités légales et contractuelles.
Article 14 — Droits des utilisateurs
Dans les limites de la loi et dans le respect des droits de tiers, les utilisateurs peuvent présenter les demandes suivantes :
1. Être informés des principales catégories d’informations traitées et des finalités du traitement ;
2. Demander l’accès aux informations les concernant, dans les limites autorisées ;
3. Faire rectifier les informations inexactes ou incomplètes ;
4. Demander la suppression des informations ou la limitation de leur traitement, dans les cas autorisés ;
5. Demander la fermeture de leur compte et la détermination du sort des informations correspondantes ;
6. Retirer leur consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci et que son retrait est légalement possible.
Les demandes relatives aux informations des clients ou d’autres tiers nécessitent, selon le cas, la vérification des pouvoirs et des autorisations légales requises.
La Société examine les demandes des utilisateurs et, en présence d’une restriction légale ou technique justifiée, indique, dans la mesure autorisée, pourquoi la demande ne peut être entièrement satisfaite.
Article 15 — Responsabilité des utilisateurs concernant les informations de tiers
Avant d’enregistrer ou de téléverser les informations de leurs clients ou d’autres tiers, les utilisateurs doivent disposer des pouvoirs et autorisations nécessaires conformément à la loi et à leurs obligations professionnelles.
L’utilisateur doit s’abstenir de téléverser des informations qu’il n’est pas autorisé à divulguer ou à traiter. Il doit respecter les exigences de confidentialité lorsqu’il utilise les fonctionnalités d’intelligence artificielle, partage des documents ou accorde un accès à d’autres personnes.
La responsabilité de l’utilisateur à cet égard n’exclut pas la responsabilité propre de la Société dans la protection des informations mises à sa disposition ou placées sous son contrôle.
Article 16 — Modification de la politique de confidentialité
La Société peut mettre à jour la présente politique en raison d’évolutions législatives, du développement des services ou de modifications des processus techniques.
La version mise à jour est publiée sur le site internet ou dans l’interface utilisateur de Houfida avec sa date de modification.
Si les modifications changent substantiellement les finalités ou les modalités du traitement des informations, la Société procède, selon le cas, à l’information nécessaire ou au recueil du consentement et des autorisations légales requis.
Article 17 — Coordonnées
Nom de la société : Dad Afzar Houshmand Pars Gostar
Nom commercial : Dahoup
Nom du logiciel : Houfida
Site internet officiel : houfida.com
Article 18 — Droit applicable
La présente politique est interprétée et appliquée dans le cadre des lois et règlements en vigueur en Allemagne. Les litiges résultant de la violation du présent document relèvent des juridictions allemandes compétentes.
Société Dad Afzar Houshmand Pars Gostar
Logiciel juridique Houfida