HoufidaArtikel 1 – Einleitung und Zweck
Die Gesellschaft Dad Afzar Houshmand Pars Gostar, Anbieterin der juristischen Software Houfida, verpflichtet sich, Nutzerinformationen im Rahmen der geltenden Gesetze und Vorschriften, ihrer vertraglichen Verpflichtungen und der Bestimmungen dieser Richtlinie zu verarbeiten und zu schützen.
Houfida wurde entwickelt, um die beruflichen Aufgaben von Rechtsanwälten, Personen in der anwaltlichen Ausbildung und anderen berechtigten Nutzern zu erleichtern und durch intelligente Funktionen zu unterstützen. Die Software kann Identitätsdaten und berufliche Angaben der Nutzer, juristische Dokumente, Informationen zu Gerichtsverfahren sowie mandantenbezogene Daten verarbeiten. Angesichts der Art dieser Informationen betrachtet die Gesellschaft die Wahrung der Vertraulichkeit, die Beschränkung des Zugriffs und die Verhinderung einer unbefugten Datennutzung als wesentliche Grundsätze ihrer Leistungserbringung.
Dieses Dokument erläutert, wie Informationen erhoben, genutzt, verarbeitet, gespeichert, übermittelt und gelöscht werden, und ergänzt die Nutzungsbedingungen der Houfida-Dienste.
Artikel 2 – Begriffsbestimmungen
2-1. Gesellschaft: Dad Afzar Houshmand Pars Gostar, Anbieterin der Houfida-Software.
2-2. Software: Houfida und die damit verbundenen Dienste.
2-3. Nutzer: jede berechtigte natürliche oder juristische Person, die die Dienste der Software nutzt.
2-4. Nutzerinformationen: Identitätsdaten, berufliche Angaben, Kontoinformationen und sonstige Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Software durch den Nutzer.
2-5. Akteninformationen: Informationen über Mandanten, Prozessparteien, Gerichtsverfahren, Zustellungen, Klageschriften, Schriftsätze, Gerichtsentscheidungen, Verträge und sonstige juristische Dokumente und Daten.
2-6. Verarbeitung: jeder Vorgang im Zusammenhang mit Informationen, einschließlich Erhebung, Erfassung, Speicherung, Einsichtnahme, Analyse, Übermittlung, Berichtigung, Löschung und Anonymisierung.
2-7. Künstliche Intelligenz: die in Houfida eingesetzten Softwarefunktionen und -module zur Datenanalyse, Dokumentenverarbeitung, Informationsextraktion und Erstellung von Vorschlägen und juristischen Texten.
2-8. Drittdienstleister: natürliche oder juristische Personen außerhalb der Gesellschaft, die Dienste wie Hosting, Infrastruktur, KI-Verarbeitung, Sicherheit, Nachrichtenübermittlung oder andere erforderliche technische Leistungen bereitstellen.
Artikel 3 – Arten verarbeiteter Informationen
Je nach aktivierten Softwarefunktionen, Art der angeforderten Dienste und betrieblichen Erfordernissen kann die Gesellschaft folgende Informationen verarbeiten:
3-1. Identitätsdaten und berufliche Angaben: Vor- und Nachname, Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse, zur Identitätsprüfung erforderliche Informationen, Nummer der anwaltlichen Zulassung und damit zusammenhängende berufliche Angaben im Rahmen des Erforderlichen und der Möglichkeiten der Plattform.
3-2. Konto- und Abonnementinformationen: Zugangsdaten, Kontoeinstellungen, Art des Abonnements, Verlängerungsverlauf, Transaktions- und Zahlungsinformationen sowie supportbezogene Korrespondenz.
3-3. Informationen zu Akten und juristischen Dokumenten: Informationen zu Gerichtsverfahren, Angaben zu Mandanten und Prozessparteien, Zustellungen, Klageschriften, Schriftsätze, Gerichtsentscheidungen, Verträge, Belege, Sitzungstermine, gesetzliche Fristen, Notizen und sonstige Inhalte, die der Nutzer in der Software erfasst oder hochlädt.
3-4. Technische und sicherheitsbezogene Informationen: Informationen, die zur Aufrechterhaltung der Sicherheit, zur Fehlererkennung, zur Untersuchung von Störungen und zur Verhinderung unbefugter Zugriffe erforderlich sind, einschließlich Fehlerberichte und Sicherheitsereignisse, soweit sie tatsächlich von der Plattform erfasst werden.
3-5. Durch künstliche Intelligenz verarbeitete Informationen: Fragen, Anweisungen, Dokumente und Texte, die der Nutzer den KI-Funktionen zur Analyse, Zusammenfassung, Informationsextraktion oder Erstellung juristischer Entwürfe zur Verfügung stellt, sowie die Ergebnisse dieser Verarbeitung.
Die Gesellschaft bemüht sich, die Informationsverarbeitung auf Daten zu beschränken, die den bekannt gegebenen Zwecken angemessen sind, und keine unnötigen Informationen zu erheben, sofern keine gültige gesetzliche Grundlage vorliegt.
Artikel 4 – Zwecke der Erhebung und Nutzung von Informationen
Nutzerinformationen werden je nach Fall und im Rahmen des Erforderlichen und der einschlägigen Erlaubnisse für folgende Zwecke verarbeitet:
4-1. Erstellung, Verwaltung und Absicherung von Benutzerkonten;
4-2. Identitätsprüfung und Prüfung des beruflichen Status der Nutzer im Rahmen der verfügbaren Möglichkeiten und gesetzlichen Erlaubnisse;
4-3. Bereitstellung von Aktenverwaltung, Dokumentenarchivierung, Zustellungsverwaltung, Kalender und Fristerinnerungen;
4-4. Bereitstellung von KI-Funktionen und Verarbeitung juristischer Dokumente und Texte;
4-5. technischer Support, Fehlerbehebung und Bearbeitung von Nutzeranfragen;
4-6. Verwaltung von Abonnements, Zahlungen und vertraglichen Verpflichtungen;
4-7. Gewährleistung der Plattformsicherheit sowie Vorbeugung gegen Betrug, Missbrauch und unbefugten Zugriff;
4-8. Bewertung und Verbesserung der Softwareleistung im zulässigen Umfang und unter Einhaltung dieser Richtlinie;
4-9. Erfüllung gesetzlicher Pflichten und Beantwortung gültiger Anfragen zuständiger Stellen.
Artikel 5 – Rechte an Informationen und Grenzen der Nutzung durch die Gesellschaft
Informationen und Dokumente, die Nutzer in der Software erfassen oder hochladen, werden nicht allein durch ihre Eingabe in die Plattform Eigentum der Gesellschaft. Die Rechte daran verbleiben gemäß den einschlägigen Gesetzen und Verträgen beim Nutzer oder anderen Berechtigten.
Die Gesellschaft darf diese Informationen ausschließlich in dem Umfang verwenden, der für die Leistungserbringung, die technische Verarbeitung, den Support, die Aufrechterhaltung der Sicherheit und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Die geistigen Eigentumsrechte der Gesellschaft an der Software, dem Code, der Infrastruktur, der Gestaltung und anderen eigenen Bestandteilen der Software bleiben von diesem Artikel unberührt.
Artikel 6 – Vertraulichkeit beruflicher Informationen und Gerichtsakten
Informationen über Mandanten, Gerichtsverfahren, Dokumente, Korrespondenz und sonstige juristische Daten, die Houfida zur Verfügung gestellt werden, erfordern aufgrund ihrer Art Schutz und beschränkten Zugang.
Die Gesellschaft verpflichtet sich im Rahmen ihres Einflussbereichs und ihrer Verantwortung:
6-1. den Zugang von Beschäftigten, Auftragnehmern und Dienstleistern zu Informationen auf das Maß zu beschränken, das für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist;
6-2. angemessene Maßnahmen zu ergreifen, damit Personen mit Zugang die Vertraulichkeit wahren;
6-3. Nutzerinformationen nicht zu verkaufen und vertrauliche Akteninhalte nicht zu Werbezwecken zu verwenden;
6-4. Akteninformationen außerhalb der zulässigen Zwecke der Leistungserbringung nicht ohne gesetzliche Grundlage oder erforderliche Erlaubnis offenzulegen;
6-5. angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um unbefugten Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Löschung von Informationen zu verhindern.
Die Verpflichtungen der Gesellschaft aus diesem Artikel bestehen unabhängig von den gesetzlichen und beruflichen Verantwortlichkeiten des Nutzers für die Vertraulichkeit von Mandanteninformationen.
Artikel 7 – Verarbeitung von Informationen durch künstliche Intelligenz
7-1. Zur Erbringung ihrer Dienste kann Houfida eine Kombination aus eigenen KI-Funktionen und KI-Verarbeitungsdiensten Dritter einsetzen.
7-2. Je nach verwendeter Funktion, Art der Anfrage und technischer Architektur der Plattform kann ein Teil der vom Nutzer übermittelten Informationen zur Verarbeitung an Infrastrukturen oder Dienste Dritter weitergegeben werden. Die Art der übermittelten Daten, der Verarbeitungsort und die Aufbewahrungsbedingungen richten sich nach der technischen Struktur des jeweiligen Dienstes und den einschlägigen Verträgen.
7-4. Empfängt oder verarbeitet ein Drittdienst Informationen, können im Rahmen des jeweiligen Vertragsverhältnisses auch dessen Nutzungsbedingungen, Aufbewahrungsrichtlinien und Verarbeitungsverfahren maßgeblich sein. Bevor die Gesellschaft einen Dienst einsetzt, muss sie dessen Bedingungen zur Vertraulichkeit und Datennutzung entsprechend der Sensibilität der Informationen prüfen.
7-5. Die Nutzung von Nutzerinformationen zum Training, zur Bewertung oder zur Verbesserung von KI-Modellen ist von der zur Beantwortung der aktuellen Nutzeranfrage erforderlichen Verarbeitung zu unterscheiden und unterliegt Artikel 8 dieser Richtlinie.
7-6. KI-Ergebnisse können unvollständig oder unrichtig sein und ersetzen nicht die fachliche Prüfung durch den Nutzer.
Artikel 8 – Nutzung von Informationen zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen
8-1. Die auf der Houfida-Plattform erfassten Informationen, Daten, Anfragen, Rückmeldungen und Ergebnisse werden zur Bewertung, zum Training, zur Verbesserung und Weiterentwicklung sowie zur Steigerung der Genauigkeit und Qualität von KI-Modellen und KI-Funktionen verwendet.
Artikel 9 – Speicherort und grenzüberschreitende Übermittlung
9-1. Die von Houfida verwendete Infrastruktur kann Server, Hostingdienste, Sicherungskopien und Verarbeitungsdienste der Gesellschaft oder von Drittdienstleistern umfassen.
9-2. Da die endgültigen Speicherorte für sämtliche Informationskategorien und die verwendete Infrastruktur noch nicht verbindlich festgelegt sind, verpflichtet sich die Gesellschaft mit dieser Richtlinie nicht zu einer ausschließlichen Speicherung der Informationen in Deutschland oder in einem anderen bestimmten Land.
9-3. Je nach technischer Architektur und eingesetzten Diensten können bestimmte Informationen in Infrastrukturen außerhalb Deutschlands verarbeitet oder gespeichert werden. Vor der Aktivierung oder Nutzung solcher Infrastrukturen wird die Gesellschaft die gesetzlichen Anforderungen an Datenübermittlung und -verarbeitung, die Vertraulichkeitsverpflichtungen und die Risiken eines Zugriffs durch Dritte prüfen.
9-4. Die Gesellschaft bemüht sich, die Speicher- und Verarbeitungsorte, die Dienstleister und die Bedingungen der Datenübermittlung in einem der Art des Dienstes angemessenen Umfang zu bestimmen und zu dokumentieren.
Artikel 10 – Anbindung an maßgebliche amtliche Systeme
Ist die Anbindung an autorisierte amtliche Justizsysteme oder andere maßgebliche amtliche Systeme aktiviert, werden Informationen ausschließlich im Rahmen der vorhandenen technischen Möglichkeiten empfangen und verarbeitet.
Für Informationen, die aus solchen amtlichen Systemen empfangen werden, trifft die Gesellschaft angemessene Maßnahmen zur Zugangsbeschränkung und zum Datenschutz.
Die Zugangs- und Authentifizierungsdaten der Nutzer müssen entsprechend den Sicherheitsanforderungen und Zugangsbedingungen des jeweiligen amtlichen Systems verwaltet werden und dürfen unbefugten Personen nicht zugänglich gemacht werden.
Die Aufnahme dieses Artikels bestätigt weder das Bestehen einer offiziellen Anbindung noch einen tatsächlichen oder dauerhaften Zugang zu Justizsystemen. Der Umfang des Zugriffs und der Verarbeitung richtet sich nach den einschlägigen Genehmigungen und technischen Bedingungen.
Artikel 11 – Weitergabe von Informationen an Dritte
Die Gesellschaft verkauft keine Nutzerinformationen. Eine Übermittlung an Dritte oder deren Zugang zu Informationen ist ausschließlich in den folgenden Fällen und im Rahmen des Erforderlichen sowie der notwendigen Erlaubnisse möglich:
a) Anbieter von Hosting-, Infrastruktur-, Sicherheits-, KI-Verarbeitungs- und technischen Supportdiensten zur Erbringung der jeweiligen Leistungen;
b) Anbieter von Zahlungsdiensten oder sonstigen erforderlichen Diensten, beschränkt auf die benötigten Informationen;
c) zuständige Gerichte und gesetzlich befugte Behörden, wenn eine gültige Anfrage und eine gesetzliche Verpflichtung vorliegen;
d) Personen, denen der Nutzer wirksam eine Zugangsberechtigung oder die Übermittlung von Informationen gestattet hat;
e) andere Fälle, in denen die Übermittlung von Informationen gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben ist.
Die Gesellschaft bemüht sich, die Übermittlung von Informationen an Dritte auf das erforderliche Mindestmaß zu begrenzen und gegebenenfalls Vertraulichkeits- und Datenschutzverpflichtungen in den entsprechenden Verträgen vorzusehen.
Artikel 12 – Aufbewahrungsdauer und Löschung von Informationen
Informationen werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Leistungserbringung, Kontoverwaltung, Aufrechterhaltung der Sicherheit, Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen oder Einhaltung gesetzlicher Anforderungen erforderlich ist.
Sobald die Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist, werden die Informationen je nach Fall gelöscht, anonymisiert oder dem operativen Zugriff entzogen, sofern ihre weitere Aufbewahrung nicht gesetzlich oder zur Bearbeitung von Streitigkeiten und berechtigten Ansprüchen erforderlich ist.
Bei Beendigung des Abonnements oder einem Antrag auf Kontolöschung legt die Gesellschaft den weiteren Umgang mit den Informationen entsprechend ihren betrieblichen Verfahren und den gesetzlichen Anforderungen fest.
Die Löschung des Kontos bedeutet nicht zwangsläufig, dass sämtliche Sicherungskopien, Transaktionsaufzeichnungen oder Informationen, für deren Aufbewahrung eine gültige gesetzliche Grundlage besteht, sofort gelöscht werden. Die Aufbewahrungsdauer dieser Informationen richtet sich nach ihrer Art, der technischen Struktur der Plattform und den einschlägigen Anforderungen.
Artikel 13 – Informationssicherheit und Umgang mit Sicherheitsvorfällen
Die Gesellschaft trifft technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten, die der Art der Dienste und der Sensibilität der Informationen angemessen sind. Je nach tatsächlicher Struktur der Plattform können diese Maßnahmen die Verwaltung von Zugriffsrechten, den Schutz von Zugangsdaten, Verschlüsselung, die Protokollierung von Sicherheitsereignissen, die Erstellung von Sicherungskopien und die Prüfung technischer Schwachstellen umfassen.
Wird der Gesellschaft ein Sicherheitsvorfall bekannt, der Nutzerinformationen betrifft, ergreift sie im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen und ihrer betrieblichen Möglichkeiten die üblichen erforderlichen Maßnahmen zur Eindämmung des Vorfalls, zur Minderung seiner Auswirkungen und zur Information über geeignete Kontaktwege.
Kein System bietet vollständige Sicherheit gegen sämtliche Sicherheitsbedrohungen. Dies entbindet die Gesellschaft jedoch nicht von ihrer Pflicht, angemessene Maßnahmen zu treffen und ihre gesetzlichen und vertraglichen Verantwortlichkeiten zu erfüllen.
Artikel 14 – Rechte der Nutzer
Im Rahmen der Gesetze und unter Wahrung der Rechte Dritter können Nutzer folgende Anträge stellen:
1. Auskunft über die wesentlichen Kategorien verarbeiteter Informationen und die Verarbeitungszwecke;
2. Zugang zu den sie betreffenden Informationen im zulässigen Umfang;
3. Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Informationen;
4. Löschung von Informationen oder Einschränkung ihrer Verarbeitung in den zulässigen Fällen;
5. Schließung des Benutzerkontos und Festlegung des weiteren Umgangs mit den zugehörigen Informationen;
6. Widerruf einer Einwilligung, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht und deren Widerruf gesetzlich möglich ist.
Anträge zu Informationen von Mandanten oder anderen Dritten setzen gegebenenfalls den Nachweis der erforderlichen Vertretungsbefugnis und gesetzlichen Berechtigung voraus.
Die Gesellschaft prüft die Anträge der Nutzer. Bestehen begründete gesetzliche oder technische Beschränkungen, teilt sie im zulässigen Umfang mit, weshalb der Antrag nicht vollständig umgesetzt werden kann.
Artikel 15 – Verantwortung der Nutzer für Informationen Dritter
Bevor Nutzer Informationen von Mandanten oder anderen Dritten erfassen oder hochladen, müssen sie gemäß den Gesetzen und ihren beruflichen Verpflichtungen über die erforderlichen Befugnisse und Erlaubnisse verfügen.
Der Nutzer darf keine Informationen hochladen, zu deren Offenlegung oder Verarbeitung er nicht berechtigt ist. Bei der Nutzung von KI-Funktionen, der Weitergabe von Dokumenten und der Gewährung von Zugängen an andere muss er die Vertraulichkeitsanforderungen beachten.
Die Verantwortung des Nutzers in diesem Bereich beseitigt nicht die eigenständige Verantwortung der Gesellschaft für den Schutz der Informationen, die sich in ihrem Besitz oder unter ihrer Kontrolle befinden.
Artikel 16 – Änderungen der Datenschutzrichtlinie
Die Gesellschaft kann diese Richtlinie aufgrund gesetzlicher Änderungen, der Weiterentwicklung der Dienste oder der Anpassung technischer Prozesse aktualisieren.
Die aktualisierte Fassung wird über die Houfida-Website oder den Benutzerbereich unter Angabe des Änderungsdatums veröffentlicht.
Ändern sich durch die Anpassungen die Zwecke oder die Art der Informationsverarbeitung wesentlich, wird die Gesellschaft je nach Fall die erforderlichen Informationen bereitstellen oder die notwendigen Einwilligungen und gesetzlichen Erlaubnisse einholen.
Artikel 17 – Kontaktmöglichkeiten
Name der Gesellschaft: Dad Afzar Houshmand Pars Gostar
Handelsname: Dahoup
Name der Software: Houfida
Offizielle Website: houfida.com
Artikel 18 – Anwendbares Recht
Diese Richtlinie wird im Rahmen der in Deutschland geltenden Gesetze und Vorschriften ausgelegt und angewendet. Für Streitigkeiten, die sich aus einer Verletzung dieses Dokuments ergeben, sind die zuständigen deutschen Gerichte zuständig.
Dad Afzar Houshmand Pars Gostar
Houfida – Juristische Software