سياسة الخصوصية وحماية معلومات مستخدمي هوفيدا

المادة ١ ـ المقدمة والهدف

تلتزم شركة دادافزار هوشمند بارس غستر (Houshmand)، مقدمة برنامج هوفيدا القانوني (Houfida)، بمعالجة معلومات المستخدمين وحمايتها في إطار القوانين واللوائح النافذة والالتزامات التعاقدية وأحكام هذه السياسة.

صُمم هوفيدا لتيسير الأعمال المهنية للمحامين والمحامين المتدربين وغيرهم من المستخدمين المصرح لهم وإضفاء الطابع الذكي عليها. وقد يعالج معلومات هوية المستخدمين ومعلوماتهم المهنية والمستندات القانونية ومعلومات القضايا القضائية والبيانات المتعلقة بالموكلين. ونظراً إلى طبيعة هذه المعلومات، تعتبر الشركة الحفاظ على السرية وتقييد الوصول ومنع الاستخدام غير المصرح به للبيانات من المبادئ الأساسية لتقديم خدماتها.

توضح هذه الوثيقة كيفية جمع المعلومات واستخدامها ومعالجتها والاحتفاظ بها ونقلها وحذفها، وهي مكملة لشروط استخدام خدمات هوفيدا.

المادة ٢ ـ التعريفات

٢-١. الشركة: شركة دادافزار هوشمند بارس غستر (Houshmand)، مقدمة برنامج هوفيدا.

٢-٢. البرنامج: هوفيدا والخدمات المرتبطة به.

٢-٣. المستخدم: كل شخص طبيعي أو اعتباري مصرح له باستخدام خدمات البرنامج.

٢-٤. معلومات المستخدم: معلومات الهوية والمعلومات المهنية ومعلومات الحساب وغيرها من البيانات المرتبطة باستخدام المستخدم للبرنامج.

٢-٥. معلومات القضية: المعلومات المتعلقة بالموكلين وأطراف الدعوى والقضايا القضائية والتبليغات وصحف الدعوى والمذكرات والأحكام القضائية والعقود وغيرها من المستندات والبيانات القانونية.

٢-٦. المعالجة: أي عملية تتعلق بالمعلومات، بما في ذلك الجمع والتسجيل والتخزين والاطلاع والتحليل والنقل والتصحيح والحذف وإخفاء الهوية.

٢-٧. الذكاء الاصطناعي: الإمكانات والوحدات البرمجية المستخدمة في هوفيدا لتحليل البيانات ومعالجة المستندات واستخراج المعلومات وتوليد الاقتراحات والنصوص القانونية.

٢-٨. مقدمو خدمات الأطراف الثالثة: أشخاص طبيعيون أو اعتباريون من خارج الشركة يقدمون خدمات مثل الاستضافة والبنية التحتية ومعالجة الذكاء الاصطناعي والأمن والمراسلة وغيرها من الخدمات التقنية اللازمة.

المادة ٣ ـ أنواع المعلومات التي تُعالج

قد تعالج الشركة المعلومات التالية، بما يتناسب مع إمكانات البرنامج المفعلة ونوع الخدمات المطلوبة والضرورات التشغيلية:

٣-١. معلومات الهوية والمعلومات المهنية: الاسم واللقب ورقم الهاتف المحمول وعنوان البريد الإلكتروني والمعلومات اللازمة للتحقق من الهوية ورقم ترخيص المحاماة والمعلومات المهنية ذات الصلة، في حدود الضرورة وإمكانات المنصة.

٣-٢. معلومات الحساب والاشتراك: معلومات الدخول وإعدادات الحساب ونوع الاشتراك وسجلات التجديد ومعلومات المعاملات والمدفوعات والمراسلات المتعلقة بالدعم.

٣-٣. معلومات القضايا والمستندات القانونية: معلومات القضايا القضائية وبيانات الموكلين وأطراف الدعوى والتبليغات وصحف الدعوى والمذكرات والأحكام القضائية والعقود والمستندات الثبوتية ومواعيد الجلسات والمهل القانونية والملاحظات وغيرها من المحتويات التي يسجلها المستخدم أو يرفعها في البرنامج.

٣-٤. المعلومات التقنية والأمنية: المعلومات الضرورية للحفاظ على الأمن وتشخيص الأخطاء وفحص الأعطال ومنع الوصول غير المصرح به، بما فيها تقارير الأخطاء والأحداث الأمنية، بالقدر الذي تجمعه المنصة فعلياً.

٣-٥. المعلومات التي يعالجها الذكاء الاصطناعي: الأسئلة والتعليمات والمستندات والنصوص التي يقدمها المستخدم إلى إمكانات الذكاء الاصطناعي لتحليلها أو تلخيصها أو استخراج المعلومات منها أو إعداد مسودة قانونية، والمخرجات الناتجة عن هذه المعالجات.

تسعى الشركة إلى قصر معالجة المعلومات على البيانات المتناسبة مع الأهداف المعلنة والامتناع عن جمع المعلومات غير الضرورية، إلا عند وجود أساس قانوني صحيح.

المادة ٤ ـ أغراض جمع المعلومات واستخدامها

تُعالج معلومات المستخدمين، بحسب الحالة وفي حدود الضرورة والأذونات ذات الصلة، للأغراض التالية:

١-٤. إنشاء حسابات المستخدمين وإدارتها وتأمينها؛

٢-٤. التحقق من هوية المستخدمين وفحص وضعهم المهني في حدود الإمكانات والتراخيص القانونية؛

٣-٤. تقديم خدمات إدارة القضايا وأرشفة المستندات وإدارة التبليغات والتقويم والتذكير بالمواعيد؛

٤-٤. تقديم إمكانات الذكاء الاصطناعي ومعالجة المستندات والنصوص القانونية؛

٥-٤. تقديم الدعم التقني ومعالجة الأخطاء والنظر في طلبات المستخدمين؛

٦-٤. إدارة الاشتراكات والمدفوعات والالتزامات التعاقدية؛

٧-٤. تأمين المنصة ومنع الاحتيال وإساءة الاستخدام والوصول غير المصرح به؛

٨-٤. تقييم أداء البرنامج وتحسينه في الحدود المسموح بها ومع مراعاة أحكام هذه السياسة؛

٩-٤. تنفيذ الواجبات القانونية والاستجابة للطلبات الصحيحة المقدمة من الجهات المختصة.

المادة ٥ ـ ملكية المعلومات وحدود استخدام الشركة لها

لا تصبح المعلومات والمستندات التي يسجلها المستخدمون أو يرفعونها في البرنامج ملكاً للشركة لمجرد إدخالها إلى المنصة. وتبقى الحقوق المتعلقة بهذه المعلومات للمستخدم أو غيره من أصحاب الحقوق وفقاً للقوانين والعقود ذات الصلة.

لا يجوز للشركة استخدام هذه المعلومات إلا بالقدر اللازم لتقديم الخدمات والمعالجة التقنية والدعم والحفاظ على الأمن وتنفيذ الالتزامات القانونية.

لا تنفي هذه المادة حقوق الملكية الفكرية للشركة في البرنامج والشيفرات والبنية التحتية والتصميم وغيرها من المكونات الخاصة بالبرنامج.

المادة ٦ ـ سرية المعلومات المهنية والقضايا القضائية

تستلزم المعلومات المتعلقة بالموكلين والقضايا القضائية والمستندات والمراسلات وغيرها من البيانات القانونية المتاحة لهوفيدا، بالنظر إلى طبيعتها، الحماية وتقييد الوصول إليها.

تلتزم الشركة، في حدود سيطرتها ومسؤوليتها، بما يلي:

١-٦. قصر وصول الموظفين والمتعاقدين ومقدمي الخدمات إلى المعلومات على القدر الضروري لأداء المهام المسندة إليهم.

٢-٦. اتخاذ تدابير متناسبة لضمان مراعاة السرية من الأشخاص الذين لديهم صلاحية الوصول.

٣-٦. الامتناع عن بيع معلومات المستخدمين واستخدام المحتوى السري للقضايا لأغراض إعلانية.

٤-٦. عدم الإفصاح عن معلومات القضايا خارج الأغراض المسموح بها لتقديم الخدمات دون أساس قانوني أو إذن لازم.

٥-٦. اتخاذ تدابير متناسبة لمنع الوصول غير المصرح به إلى المعلومات أو الإفصاح عنها أو تغييرها أو حذفها دون تصريح.

تُعد التزامات الشركة بموجب هذه المادة مستقلة عن مسؤوليات المستخدم القانونية والمهنية تجاه سرية معلومات الموكلين.

المادة ٧ ـ معالجة المعلومات بواسطة الذكاء الاصطناعي

٧-١. قد تستخدم هوفيدا لتقديم خدماتها مزيجاً من إمكانات الذكاء الاصطناعي الداخلية وخدمات معالجة الذكاء الاصطناعي المقدمة من أطراف ثالثة.

٧-٢. بحسب الإمكانية المستخدمة ونوع الطلب والبنية التقنية للمنصة، قد يُنقل جزء من المعلومات التي يرسلها المستخدم إلى بنى تحتية أو خدمات لأطراف ثالثة بغرض المعالجة. ويخضع نوع البيانات المنقولة ووجهة المعالجة وشروط الاحتفاظ بها للبنية التقنية لكل خدمة والعقود ذات الصلة.

٧-٤. عندما تتلقى خدمة طرف ثالث المعلومات أو تعالجها، قد تكون شروط استخدام تلك الخدمة وسياساتها للاحتفاظ بالمعلومات وطريقة معالجتها مؤثرة أيضاً في حدود العلاقة التعاقدية المعنية. وتلتزم الشركة، قبل الاعتماد على أي خدمة، بمراجعة شروط السرية واستخدام البيانات بما يتناسب مع حساسية المعلومات.

٧-٥. يختلف استخدام معلومات المستخدمين لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي أو تقييمها أو تحسينها عن المعالجة اللازمة للاستجابة لطلب المستخدم الحالي، ويخضع للمادة ٨ من هذه السياسة.

٧-٦. قد تكون مخرجات الذكاء الاصطناعي ناقصة أو غير صحيحة، ولا تحل محل المراجعة المهنية للمستخدم.

المادة ٨ ـ استخدام المعلومات لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي أو تحسينها

٨-١. تُستخدم المعلومات والبيانات والطلبات والملاحظات والمخرجات المسجلة في منصة هوفيدا لتقييم نماذج الذكاء الاصطناعي وإمكاناته وتدريبها وتحسينها وتطويرها وزيادة دقتها وجودتها.

المادة ٩ ـ مكان الاحتفاظ بالمعلومات ونقلها عبر الحدود

٩-١. قد تشمل البنى التحتية التي تستخدمها هوفيدا خوادم وخدمات استضافة ونسخاً احتياطية وخدمات معالجة تابعة للشركة أو لمقدمي خدمات من أطراف ثالثة.

٩-٢. نظراً إلى أن المكان النهائي للاحتفاظ بجميع فئات المعلومات والبنى التحتية المستخدمة لم يُحدد بعد بصورة نهائية، فلا تقدم الشركة في هذه السياسة أي التزام بالاحتفاظ بالمعلومات حصرياً في ألمانيا أو في أي دولة أخرى بعينها.

٩-٣. بحسب البنية التقنية والخدمات المستخدمة، قد تُعالج بعض المعلومات أو يُحتفظ بها في بنى تحتية خارج ألمانيا. وستراجع الشركة، قبل تفعيل هذه البنى التحتية أو استخدامها، المتطلبات القانونية المتعلقة بنقل البيانات ومعالجتها والتزامات السرية والمخاطر المرتبطة بوصول الأطراف الثالثة.

٩-٤. تسعى الشركة إلى تحديد وتوثيق أماكن الاحتفاظ بالمعلومات ومعالجتها ومقدمي الخدمات وشروط نقل البيانات بالقدر المتناسب مع نوع الخدمة.

المادة ١٠ ـ الاتصال بالأنظمة المرجعية

إذا كانت إمكانية الاتصال بالأنظمة القضائية الرسمية المصرح بها أو غيرها من الأنظمة المرجعية مفعلة، فلن تُتلقى المعلومات وتُعالج إلا في حدود الإمكانات التقنية المتاحة.

تتخذ الشركة تدابير متناسبة لتقييد الوصول وحماية البيانات المتعلقة بالمعلومات المتلقاة من الأنظمة المرجعية.

يجب إدارة معلومات دخول المستخدمين والتحقق من هويتهم وفقاً للمتطلبات الأمنية وشروط الوصول إلى النظام المرجعي، وعدم إتاحتها للأشخاص غير المصرح لهم.

لا يعني إدراج هذه المادة تأكيد وجود اتصال رسمي أو وصول فعلي أو دائم إلى الأنظمة القضائية. وتخضع حدود الوصول والمعالجة للتراخيص والشروط التقنية ذات الصلة.

المادة ١١ ـ مشاركة المعلومات مع الأطراف الثالثة

لا تبيع الشركة معلومات المستخدمين. ولا يجوز نقل المعلومات إلى الأطراف الثالثة أو إتاحة وصولها إليها إلا في الحالات التالية وفي حدود الضرورة والأذونات اللازمة.

أ) مقدمو خدمات الاستضافة والبنية التحتية والأمن ومعالجة الذكاء الاصطناعي والدعم التقني، لتقديم الخدمات المعنية؛

ب) مقدمو خدمات الدفع أو غيرها من الخدمات الضرورية، في حدود المعلومات المطلوبة؛

ج) الجهات القضائية والقانونية المختصة، عند وجود طلب صحيح والتزام قانوني؛

د) الأشخاص الذين منحهم المستخدم إذناً صحيحاً بالوصول إلى المعلومات أو نقلها إليهم؛

هـ) الحالات الأخرى التي يسمح فيها القانون بنقل المعلومات أو يوجبه.

تسعى الشركة إلى قصر نقل المعلومات إلى الأطراف الثالثة على الحد الأدنى اللازم، وإدراج التزامات السرية وحماية المعلومات في العقود ذات الصلة بحسب الحالة.

المادة ١٢ ـ مدة الاحتفاظ بالمعلومات وحذفها

يُحتفظ بالمعلومات ما دامت ضرورية لتقديم الخدمات أو إدارة الحساب أو الحفاظ على الأمن أو تنفيذ الالتزامات التعاقدية أو الامتثال للمتطلبات القانونية.

بعد زوال ضرورة الاحتفاظ بالمعلومات، تُحذف أو تُخفى هويتها أو تُسحب من الاستخدام التشغيلي بحسب الحالة، إلا إذا كان الاحتفاظ بها ضرورياً بموجب القانون أو للنظر في منازعات ومطالبات صحيحة.

عند انتهاء الاشتراك أو طلب حذف الحساب، تتخذ الشركة إجراءات بشأن مصير المعلومات وفقاً لإجراءاتها التشغيلية والمتطلبات القانونية.

لا يعني حذف الحساب بالضرورة الحذف الفوري لجميع النسخ الاحتياطية أو سجلات المعاملات أو المعلومات التي يوجد أساس قانوني صحيح للاحتفاظ بها. وتخضع مدة الاحتفاظ بهذه الفئات من المعلومات لطبيعتها والبنية التقنية للمنصة والمتطلبات ذات الصلة.

المادة ١٣ ـ أمن المعلومات والتعامل مع الحوادث

تتخذ الشركة تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة لحماية البيانات بما يتناسب مع طبيعة الخدمات وحساسية المعلومات. وقد تشمل هذه التدابير، بحسب البنية الفعلية للمنصة، إدارة مستويات الوصول وحماية معلومات الدخول والتشفير وتسجيل الأحداث الأمنية وإعداد النسخ الاحتياطية وفحص الثغرات التقنية.

إذا وقع حادث أمني يؤثر في معلومات المستخدمين وعلمت به الشركة، فإنها تتخذ، في حدود المتطلبات القانونية والإمكانات التشغيلية، الإجراءات المعتادة اللازمة لاحتواء الحادث والحد من آثاره والإخطار به عبر وسائل الاتصال المناسبة.

لا يتمتع أي نظام بحصانة مطلقة تجاه جميع التهديدات الأمنية. ومع ذلك، لا ينفي هذا التزام الشركة باتخاذ تدابير متناسبة وتنفيذ مسؤولياتها القانونية والتعاقدية.

المادة ١٤ ـ حقوق المستخدمين

يجوز للمستخدمين، في حدود القوانين ومع مراعاة حقوق الأطراف الثالثة، تقديم الطلبات التالية:

١. معرفة الفئات الرئيسية للمعلومات التي تُعالج وأغراض المعالجة؛

٢. طلب الوصول إلى المعلومات المتعلقة بهم في الحدود المسموح بها؛

٣. تصحيح المعلومات غير الصحيحة أو الناقصة؛

٤. طلب حذف المعلومات أو تقييد معالجتها في الحالات المسموح بها؛

٥. طلب إغلاق حساب المستخدم وتحديد مصير المعلومات ذات الصلة؛

٦. سحب الموافقة عندما تكون المعالجة قائمة عليها ويكون سحبها ممكناً قانوناً.

تستلزم الطلبات المتعلقة بمعلومات الموكلين أو غيرهم من الأطراف الثالثة، بحسب الحالة، التحقق من الصلاحية والإذن القانوني اللازم.

تراجع الشركة طلبات المستخدمين، وإذا وُجد قيد قانوني أو تقني مبرر، تُبين في الحدود المسموح بها سبب تعذر تنفيذ الطلب كاملاً.

المادة ١٥ ـ مسؤولية المستخدمين عن معلومات الأطراف الثالثة

يجب على المستخدمين، قبل تسجيل معلومات الموكلين وغيرهم من الأطراف الثالثة أو رفعها، امتلاك الصلاحيات والأذونات اللازمة وفقاً للقوانين والتزاماتهم المهنية.

يجب على المستخدم الامتناع عن رفع معلومات لا يحق له الإفصاح عنها أو معالجتها، ومراعاة متطلبات السرية عند استخدام إمكانات الذكاء الاصطناعي ومشاركة المستندات ومنح الآخرين صلاحية الوصول.

لا تلغي مسؤولية المستخدم في هذا الشأن المسؤولية المستقلة للشركة عن حماية المعلومات التي تكون في حوزتها أو تحت سيطرتها.

المادة ١٦ ـ تغييرات سياسة الخصوصية

يجوز للشركة تحديث هذه السياسة بسبب التغييرات القانونية أو تطوير الخدمات أو تعديل الإجراءات التقنية.

تُنشر النسخة المحدثة عبر الموقع الإلكتروني أو واجهة مستخدم هوفيدا، ويُذكر تاريخ تعديلها.

إذا غيرت التعديلات أغراض معالجة المعلومات أو طريقتها بصورة جوهرية، تتولى الشركة بحسب الحالة تقديم الإخطار اللازم أو الحصول على الموافقات والأذونات القانونية.

المادة ١٧ ـ وسائل الاتصال

اسم الشركة: دادافزار هوشمند بارس غستر (Houshmand)

العلامة التجارية: داهوب (Dahoup)

اسم البرنامج: هوفيدا (Houfida)

الموقع الإلكتروني الرسمي: houfida.com

المادة ١٨ ـ القانون الحاكم

تُفسر هذه السياسة وتُنفذ في إطار القوانين واللوائح النافذة في ألمانيا. وتختص المحاكم الألمانية المختصة بالنظر في المنازعات الناشئة عن مخالفة هذه الوثيقة.

شركة دادافزار هوشمند بارس غستر (Houshmand)

برنامج هوفيدا القانوني